新益為5S咨詢(xún)公司概述：5S管理起源于日本，是指在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)中對(duì)人員、機(jī)器、材料、方法等生產(chǎn)要素進(jìn)行有效的管理，這是日本企業(yè)一種獨(dú)特的管理辦法。因?yàn)檫@5個(gè)詞整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seikeetsu）和素養(yǎng)（Shit-suke）日語(yǔ)中羅馬拼音的第一個(gè)字母都是“S”，所以簡(jiǎn)稱(chēng)為5S，開(kāi)展以整理、整頓、清掃、清潔和素養(yǎng)為內(nèi)容的活動(dòng)，稱(chēng)為5S活動(dòng)。

5S咨詢(xún)

工務(wù)段是鐵路系統(tǒng)負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)所有零星工程項(xiàng)目建設(shè)以及維護(hù)的部門(mén)每年都要承擔(dān)眾多施工項(xiàng)目和維護(hù)項(xiàng)目，常年累積施工項(xiàng)目有3000多個(gè)，需要保存的施工合同文本接近4000份，正常都是按照合同簽訂的日期排序存檔，每年都有厚厚的幾本文件夾，塞滿(mǎn)了幾個(gè)文件柜，在查找和使用這些文件的過(guò)程中，經(jīng)常遇到以下幾個(gè)問(wèn)題，甚至是幾個(gè)問(wèn)題同時(shí)出現(xiàn)和多次出現(xiàn)：

①文件長(zhǎng)時(shí)間找不到；②文件缺頁(yè)、不完整；③文件遭遇蟲(chóng)蝕、鼠咬以及污漬等污損；④文件存放柜遇到雨淋，甚至火災(zāi)等毀損；⑤文件柜及存放空間不夠，存放混亂；⑥人員變動(dòng)時(shí)不便于交接等。

為此，我們項(xiàng)目辦公室動(dòng)了不少腦筋，想了不少辦法，按簽訂日期、按項(xiàng)目工程類(lèi)型、按項(xiàng)目工程金額等很多分類(lèi)方法進(jìn)行分類(lèi)，實(shí)踐下來(lái)依然沒(méi)有達(dá)到理想的效果，合同文本管理依然是一團(tuán)糟。

偶然的一次公司組織施工項(xiàng)目單位進(jìn)行5S管理的培訓(xùn)，5S管理在現(xiàn)場(chǎng)管理中的作用這么大，能把繁雜的現(xiàn)場(chǎng)管理得清清爽爽、井井有條，時(shí)間效率也得到了大幅提升。聯(lián)想到我們的合同管理現(xiàn)場(chǎng)混亂不堪、效率很低，神奇的5S管理能不能用來(lái)對(duì)合同文書(shū)進(jìn)行管理呢？實(shí)踐出真知，我決定試一試。

現(xiàn)僅僅根據(jù)基礎(chǔ)的5S管理理論來(lái)進(jìn)行合同文本的管理應(yīng)用實(shí)踐，注意將5S管理理論一一對(duì)照應(yīng)用到日常的合同文本管理中。

1、5S管理整理：區(qū)分要與不要的物品，現(xiàn)場(chǎng)只保留必需的物品。

對(duì)照幾年來(lái)的合同，進(jìn)行洗澡活動(dòng)即仔細(xì)逐一梳理。

首先，清理作廢合同，確認(rèn)已經(jīng)作廢的合同進(jìn)行記錄后進(jìn)行銷(xiāo)毀，按照規(guī)定流程完成簽字手續(xù)；

其次，挑揀出已經(jīng)全部完成的項(xiàng)目合同，即完成項(xiàng)目施工、竣工結(jié)算及審計(jì)的項(xiàng)目，將這些項(xiàng)目按照合同簽訂日期排序進(jìn)行裝訂存檔，這些合同基本不會(huì)再被查閱了；

第三，項(xiàng)目完成施工和決算的合同再歸入一類(lèi)；

第四，項(xiàng)目正在施工進(jìn)行中的歸為一類(lèi)。

2、5S管理整頓：必需品依規(guī)定定位、定方法擺放整齊有序，明確標(biāo)示。

按照整頓的要求，將整理完成后保留下來(lái)的尚未完成的合同進(jìn)行重新標(biāo)示，分為未開(kāi)工、開(kāi)工建設(shè)中、項(xiàng)目完成、結(jié)算階段、等待審計(jì)等幾類(lèi)，再按照時(shí)間順序歸入文件夾，文件夾明顯標(biāo)示項(xiàng)目所處階段，一個(gè)文件夾內(nèi)編制目錄和標(biāo)簽，按照項(xiàng)目完成階段和日常取用方便，分別放置在文件柜的第一、二、三、四等層，文件柜各層明確標(biāo)示合同所處階段，合同與文件夾、文件夾與文件柜必須一對(duì)一管理，利用5S管理中的“顏色管理”工具，不同階段的文件夾和文件柜采用不同的顏色進(jìn)行區(qū)分，目視非常清楚。

3、5S管理清掃：清除現(xiàn)場(chǎng)內(nèi)的臟污、清除作業(yè)區(qū)域的物料垃圾。

3S應(yīng)用在合同文件中，我的理解就是要保持合同文書(shū)的整潔、無(wú)無(wú)損，保證合同不缺頁(yè)、不破損、文本干凈、字跡印章清晰，文件夾、文件柜干凈無(wú)污染，并且文件夾和文件柜內(nèi)不放置其它任何無(wú)關(guān)雜物物件。

4、5S管理清潔：將整理、整頓、清掃實(shí)施的做法制度化、規(guī)范化，維持其成果。

應(yīng)用在合同管理中，就是經(jīng)常性地，可以每月或每周對(duì)所有合同進(jìn)行一次整理、整頓、清掃，將項(xiàng)目全部完成的再次歸入檔案室，將未完成的施工項(xiàng)目合同按照施工項(xiàng)目完成進(jìn)度整理分類(lèi)歸入各自階段文件夾和文件柜，并檢查文件文本完整程度，發(fā)現(xiàn)缺損等立即予以補(bǔ)齊，檢查文件夾、文件柜完好，保證文件存放保管地點(diǎn)符合要求。合同管理涉及幾個(gè)部門(mén)的人員也可以設(shè)立5S管理小組，定期進(jìn)行5S管理活動(dòng)，對(duì)一個(gè)階段的5S管理成果進(jìn)行總結(jié)，分析查找不足，提出改進(jìn)意見(jiàn)。

5、5S管理素養(yǎng)：人人按章操作、依規(guī)行事，養(yǎng)成良好的習(xí)慣。

按照5S管理要求，培訓(xùn)合同文件管理只能部門(mén)及使用部門(mén)相關(guān)人員，公司相應(yīng)形成制度并認(rèn)真貫徹執(zhí)行，動(dòng)員公司領(lǐng)導(dǎo)參與到5S管理活動(dòng)總，利用看板、圖片等對(duì)5S管理活動(dòng)的前后情景進(jìn)行對(duì)比，讓全員都感受到推行5S管理后的變化和提升，逐漸培養(yǎng)自覺(jué)遵守5S管理制度的習(xí)慣，習(xí)慣養(yǎng)成之后，即便有關(guān)人員工作進(jìn)行了調(diào)整，合同管理依然會(huì)按照5S管理要求持續(xù)推進(jìn)，避免出現(xiàn)因人員變動(dòng)帶來(lái)的工作質(zhì)量變化。

5S管理推行一段時(shí)間后，要按照PDCA要求形成循環(huán)往復(fù)，每一次循環(huán)都是一次頭腦風(fēng)暴，每一次循環(huán)都是一次管理提升。

項(xiàng)目施工合同文書(shū)如何做5S管理法？以上就是新益為5S咨詢(xún)公司的相關(guān)介紹，做好企業(yè)的5S管理工作就是為精益生產(chǎn)管理活動(dòng)打下基礎(chǔ)，讓精益生產(chǎn)管理在企業(yè)中發(fā)展有一個(gè)良好的前提。